SUPERBOMS: RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI GENERAL LEDGER DANA SOSIAL DIDUKUNG FASILITAS SMS (STUDI KASUS: PKPU CABANG SURABAYA)

Blog Archive

Selasa, 28 September 2010

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI GENERAL LEDGER DANA SOSIAL DIDUKUNG FASILITAS SMS (STUDI KASUS: PKPU CABANG SURABAYA)

Selasa, September 28, 2010 | Posted by bombom | | Edit Entri

PENDAHULUAN

Pemanfaatan sistem informasi makin meluas seiring dengan meningkatnya kebutuhan akan ketersediaan informasi yang tepat, akurat, terpercaya, serta tersusun rapi dan terintegrasi dengan baik. Dengan demikian, pengelolaan sistem informasi merupakan hal yang sangat penting untuk dilakukan. PKPU atau Pos Keadilan Peduli Ummat cabang Surabaya yang terletak di Jl. Krukah Utara No. 25 Surabaya. Untuk kantor pusat berada di Jl. Raya Condet 27 G Batu Ampar Jakarta Timur. Pada saat ini PKPU memiliki 14 kantor cabang yaitu Jawa Timur, Jawa Tengah, Yogyakarta, Jawa Barat, N. Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Bengkulu, Sulawesi Selatan, Sulawesi Tengah, Sulawesi Tenggara, Sulawesi Utara, Maluku dan Maluku Utara dan 16 mitra di seluruh propinsi Indonesia.
PKPU adalah Lembaga Kemanusiaan Nasional yang secara konsisten kepada masyarakat yang mengalami kesulitan, seperti bencana alam, kelaparan, korban perang, penyakit berkepanjangan, dan lainnya (brosur PKPU 2008). Selama ini, penyajian sistem informasi di PKPU telah dilakukan secara terkomputerisasi namun masih dirasa belum maksimal. Hal ini dikarenakan aplikasi yang digunakan adalah program pengolah data berupa excel. Pada system konvensional, general ledger merupakan sebuah buku dan setiap akun yang tercatat didalamnya memiliki halaman sendiri. Beberapa jenis akun bahkan memiliki lebih dari satu halaman. Untuk menghasilkan laporan keuangan yang diinginkan, perlu dilakukan summarized dari halaman-halaman tersebut. Pengolahan dan pemrosesan keseluruhan akun dalam general ledger secara konvensional tentunya akan memakan waktu yang cukup lama, oleh karena itu perlu adanya komputerisasi. PKPU merupakan lembaga kemanusiaan maka tidak ada laporan laba rugi tetapi ada laporan saldo dana yang termanfaatkan. Dari gambaran di atas, dapat diketahui kalau Tugas PKPU tidaklah mudah sehingga untuk memberikan kepercayaan kepada para donatur yang ingin memberikan bantuan kepada warga yang memerlukan pertolongan dibutuhkan suatu lembaga kemanusiaan yang dapat dipercaya seperti PKPU.
Untuk itu diperlukan laporan-laporan yang berkaitan dengan penerimaan dana, penyaluran dana dan laporan-laporan yang lainnya. Laporan-laporan tersebut nantinya akan dilaporkan kepada para donatur dengan menggunakan Short Message Service (sms). Maka dari itu sistem informasi general ledger dibutuhkan dalam hal menangani proses penerimaan dana, penyaluran dana sampai ke pembuatan laporan saldo dana. Pada sistem ini data-data yang masih manual misalnya data penerimaan dana dari para donatur, data penyaluran dana. Data yang manual tersebut akan diolah menjadi informasi yang dapat mempermudah petugas penghimpunan dana, admin keuangan dalam pembuatan laporan yang akurat setiap bulan dan Dapat memberikan hasil dari laporan-laporan keuangan per bulan kepada pimpinan dengan mudah.
Secara umum, kebutuhan akan metode komunikasi yang lebih handal untuk mendukungkegiatan transaksi-transaksi yang masih dilakukan secara manual dapat memperbesar kesalahan- kesalahan perhitungan. Karena itu diperlukan pemanfaatan teknologi dalam penyajian laporan yang lebih akurat, diantaranya adalah dibuatnya sistem informasi general ledger yang digunakan untuk para organisasi yang bergerak dibidang sosial,salah satunya adalah PKPU didukung dengan fasilitas SMS. Dengan adanya fasilitas SMS, dapat meningkatkan pelayanan PKPU dalam memberikan laporan penyaluran dana, dimana informasi yang ada akan dapat diterima dengan cepat dan tepat, mengingat kemudahan dari fasilitas SMS yang tidak terbatas ruang dan waktu.