Isu efisiensi dengan menggunakan Teknologi Informasi (TI) pada perpustakaan tidak selalu mendapat respon positif dari semua pegawai perpustakaan. Keharusan untuk belajar sistem, metode dan teknologi baru juga bisa menjadi beban disamping bayang-bayang dimarahi oleh para pengunjung yang tidak puas dengan hambatan pelayanan pada awal-awal implementasi sistem, terlebih jika tidak dilakukan persiapan dan sosialisasi yang baik. Selain itu bukan tidak mungkin para pustakawan atau calon pustakawan akan melihat kecanggihan dari perpustakaan dengan format digital justru berdampak pada pengurangan jumlah tenaga kerja di perpustakaan karena dapat meringkas perpustakaan konvensional yang biasanya memakan tempat seluas ribuah meter persegi serta membutuhkan ratusan pegawai menjadi sebuah komputer server yang dilengkapi dengan sistem otomasi.

Selain itu pengalaman buruk pada praktek implementasi Teknologi Informasi di perpustakaan dan organisasi lain yang sering terjadi sacara gradual atau susul menyusul baik di sisi perangkat keras maupun perangkat lunak menyebabkan implementasinya sangat lambat dan bersifat tambal sulam. Masing masing proses menggunakan tools yang berbeda-beda antara satu fungsi dengan fungsi yang lainnya, sehingga bukan hanya menghasilkan sistem yang kurang efisien karena tidak terintegrasi satu sama lain antara bagian-bagiannya, akan tetapi di sisi pengguna (user) akan ada keharusan untuk memberikan lebih banyak waktu, usaha,dan kesabaran untuk melakukan penyesuaian dan penguasaan di tiap-tiap bagian yang berbeda tersebut.

Walaupun sampai saat ini belum ada penolakan secara langsung dengan tindakan frontal semacam pemboikotan terhadap penerapan Teknologi Informasi, akan tetapi bukan tidak mungkin para pegawai akan merasa terbebani dan berefek pada penurunan semangat kerja. Beban disini tidak hanya karena harus belajar sesuatu yang baru sebagaimana dibahas diatas, tetapi juga ada kemungkinan beberapa pegawai yang tidak ingin berubah karena sudah nyaman dan cinta melakukan jenis pekerjaan yang telah bertahun-tahun ditekuninya. Isu lain yang tidak kalah besar pengaruhnya adalah kepastian terjadinya perubahan struktur organisasi yang akan mengakomodir kebutuhan sumber daya untuk untuk implementasi Teknologi Informasi ini.

Namun kenyataan bahwa perpustakaan khususnya Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI) untuk menggunakan Teknologi Informasi sudah tidak bisa dielakkan lagi. Perkembangan data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan saat ini pun sangat beragam, dimulai dari sisa pustaka tradisional yang dulu hanya terdiri dari kumpulan koleksi manuskrip, foto, buku tanpa katalog, kemudian setelahnya perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan juga mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan mudah ditemukan kembali. Ini jelas membutuhkan dukungan sistem dan infrastruktur Teknologi Informasi untuk bisa mengakomodasinya.

Sedangkan untuk pekerjaan manajemen (teknik pengelolaan) seiring dengan semakin kompleksnya koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, mendesak untuk terealisasinya penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai kegiatan bisnis dan manjerial di perpustakaan, yang saat ini dikenal dengan istilah sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

Berangkat dari hal ini semua maka perlu dicermati bahwa hadirnya Teknologi Informasi di PNRI tidak boleh disalahpahami hanya sebagai trend teknologi atau isu penunjang biasa, dengan persiapan seadanya dan didasari ikut-ikutan karena takut distempel ketinggalan jaman. Implementasi TI di PNRI haruslah disertai bekal pengetahuan, kesiapan materi, bekal keterampilan yang memadai dan rencana yang matang, karena jika tidak maka bisa dipastikan akan mengakibatkan pemborosan sumber daya dan energi, dan yang lebih parah malah justru mengarah ke penurunan tingkat pelayanan di PNRI.

Semua hal diatas ditambah lagi tantangan untuk PNRI dalam mempersiapkan implementasi Teknologi Informasi yang tidak hanya diharapkan dapat meningkatakan pelayanan di internal PNRI, akan tetapi yang lebih besar adalah sebagaimna isi Keppres Nomor 11 tahun 1989 tentang Perpustakaan Nasional yang mengamanahkan beberapa tugas kepada PNRI dimana salah satunya adalah untuk menjadi pusat pengembangan sistem dan juga Sumber Daya Manusia (SDM) perpustakaan dalam rangka pembina semua jenis perpustakaan di Indonesia.

Keharusan Menentukan Strategi dalam Implementasi TI

Sebelum Teknologi Informasi diterapkan pihak pengambil keputusan harus yakin dan dapat meyakinkan semua pihak terutama para pustakawan bahwa Teknologi Informasi ini akan membawa PNRI lebih baik dan menguntungkan semua stakeholder-nya. Untuk mendapatkan keyakinan tersebut maka harus disusun strategi jitu untuk pengimplementasian Teknologi Informasi yang diharapkan bisa menjamin manfaat TI yang diperoleh akan sebanding dengan investasi yang ditanam, dan mengatasi permasalahan pertumbuhan teknologi yang sangat cepat. Di atas itu semua strategi Teknologi Informasi ini tentunya harus sejalan dengan strategi organisasi PNRI.

Mengutip apa yang ditulis oleh Eko Indrajit[3] beberapa alasan kenapa perencanaan strategis harus dibuat, yang pertama adalah karena sumber daya yang dimiliki organisasi sangat terbatas, sehingga harus digunakan seoptimal mungkin. Kedua, untuk meningkatkan daya saing atau kinerja organisasi, karena para kompetitor memiliki sumber daya teknologi yang sama dan pembedanya nanti adalah siapa yang memiliki eksekusi terbaik. Alasan ketiga adalah untuk memastikan bahwa aset TI dapat dimanfaatkan secara langsung maupun tidak langsung meningkatkan profitabilitas organisasi, baik berupa peningkatan pendapatan (revenue) maupun pengurangan biaya-biaya (costs). Keempat adalah untuk mencegah terjadinya kelebihan investasi (over investment) atau kekurangan investasi (under investment) di bidang TI. Dan alasan terakhir adalah untuk menjamin bahwa TI yang direncanakan dan dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan bisnis organisasi.

Tidak semua produk TI tergolong baik, dari sekian banyak produk yang ditawarkan, lebih banyak yang gagal daripada yang berhasil. Sebab itu pada tahap persiapan dan perencanaan, akan dianalisa dan diusulkan beberapa skenario atau pilihan (options), dimana setiap skenario memiliki variabelnya masing-masing seperti biaya (costs), manfaat (benefits), resiko (risks), dampak (impacts), tingkat kesulitan (complexity), hambatan (constraints), dan hal-hal terkait lainnya.

Para pengambil keputusan juga harus mempelajari arah dan perkembangan TI secara global agar tidak terjadi kesalahan dalam pemilihan teknologi yang diterapkan dan dikembangkan di organisasi. Maka harus dilakukan pemilahan terhadap teknologi mana saja yang masih dalam tahap percobaan atau perkenalan (infancy/emerging), perkembangan (growth), stabil (mature), dan mulai ditinggalkan (facing out). Tentunya dalam pembuatan sistem jangka panjang dan perencanaan harus diperhatikan agar jangan sampai menggunakan metode atau teknologi yang sudah mengarah ke teknologi basi (facing out).

Salah satu metode yang bagus adalah dengan melakukan penelitian terhadap penerapan Teknologi Informasi di perpustakaan-perpustakaan nasional di negara-negara lain, sehingga menjadi acuan bagi PNRI. Namun harus diingat bahwa suatu sistem yang berhasil di tempat lain belum tentu sesuai dan berhasil di tempat kita, karena tentunya ada beberapa kondisi dan karakteristik yang berbeda sehingga membutuhkan penanganan yang berbeda pula.

Salah satu dari unsur Teknologi Informasi tersebut adalah brainware, yang merupakan unsur paling kritikal melebihi unsur lainnya (software dan hardware). Jika diibaratkan hardware dan software adalah senjatanya, maka penentu utamanya tetap adalah man behind the gun yaitu dalam hal ini brainware. Manusia (brainware) yang akan mengimplementasikan sistem informasi yang dibangun, mengembangkan TI sejalan dengan perkembangan organisasi di masa mendatang, serta penentu srategi kebijakan TI itu sendiri. Oleh karena itu untuk tahap awal perlunya kita mengarahkan perhatian pada pembenahan faktor brainware dalam memulai penerapan TI di PNRI, sambil secara paralel melakukan persiapan dan perancangan sistem yang matang.

Persiapan Implementasi Dimulai dari SDM

Faktor terbesar penyebab kegagalan dari penerapan TI berasal dari kurang jelinya pengambil keputusan yang tidak memperhatikan adanya ekpektasi yang tidak relevan antara pengembang TI dan pihak pengguna. Pihak pengguna berharap sebuah sistem yang sempurna tanpa celah, serba bisa dan selalu lancar, sedangkan pengembang sistem tidak mau tahu kondisi dan kemampuan dari pengguna yang akan menggunakan teknologi tersebut.

Penulis pernah terlibat proyek Sistem Informasi (SI) lengkap untuk perpustakaan pada sebuah lembaga pemerintah yang bisa dikatakan gagal. Pengembangan aplikasinya sendiri hampir tidak ada masalah, hal ini karena sudah ada beberapa contoh aplikasi SI yang digunakan di tempat lain bahkan beberapa termasuk Free Open Source Software (FOSS) dan sudah terbukti digunakan oleh perpustakaan-perpustakaan besar dan ternama di dalam dan luar negeri, beberapa aplikasi tersebut misalnya Open Biblio , OtomigenX yang dikembangkan KMRG ITB, Senayan dari Diknas ,dan lain-lain. Proyek ini kami nilai gagal karena waktu adaptasi dan pengaplikasian Sistem Informasi yang sangat lama dari pengguna, dimana beberapa bulan setelah tahap serah terima dan maintenance kami melakukan costumer retention dan mendapati pengguna masih lebih suka menggunakan metode manual. Walaupun kami sudah memenuhi semua request dari klien sebagaimana perjanjian proyek, akan tetapi ternyata baik kami sebagai pengembang dan pengambil keputusan dari pihak klien kurang memperhatikan kesiapan dari pihak pengguna yang akan bersentuhan langsung dengan SI tersebut.

Oleh karena itu tentu akan sangat naif kalau PNRI “bermimpi� untuk bisa memberi layanan berkelas menggunakan Teknologi Informasi, dengan jargon-jargon canggih seperti onliene access, digital library, dan lain-lain, jika SDM dari PNRI sendiri saja tidak terbiasa bahkan antipati dengan Teknologi Informasi ini sendiri. Tentunya kita juga tidak muluk-muluk mengharapkan semua SDM merupakan pakar atau ahli di bidang TI, akan tetapi setidaknya diharapkan semua SDM cukup terbiasa, senang dan tidak menolak hadirnya Teknologi Informasi tersebut.

Terlebih lagi di era informasi saat ini dengan persaingan superkompetitif, organisasi yang kemampuan SDM-nya hanya diperbaiki sejalan dengan kemajuan teknologi, pasti akan ketinggalan terus. Apalagi jika organisasi sama sekali tidak mengusahakan adanya pembelajaran yang berkelanjutan bagi seluruh SDM di organisasinya, pasti tidak akan dilirik lagi oleh pihak luar karena cara-cara pelayanan yang sudah tidak tepat dan ketinggalan. Dengan demikian, organisasi dan SDM perlu saling bahu membahu untuk menerapkan paradigma pembelajaran yang berkelanjutan. Pembelajaran ini pun harus diusahakan dengan cepat agar mampu mengimbangi dari kecepatan belajar industri yang ditekuni.

Hastings pernah merumuskan tentang kriteria sebagai pustakawan era digital dimana beberapa diantaranya adalah harus mampu berkembang dalam perubahan, belajar terus-menerus tetapi selektif, dan bereksprimen tanpa akhir, serta memiliki keuletan terhadap potensi dan kesukaran teknologi. Pada satu titik tertentu, inovasi teknologi mempengaruhi tidak hanya kompetensi teknis SDM, tetapi juga merangsang “technology knowledge� SDM dalam organisasi tersebut, yaitu bentuk asumsi dasar dan pola pandang SDM terhadap proses internal dan hubungan antar unit organisasi. Bahkan di saat investasi di bidang perangkat keras dan lunak sudah saatnya diganti, inovasi di SDM dapat berperan besar disini, termasuk menjawab tantangan menciptakan fungsi-fungsi layanan baru dan menciptakan jenis-jenis produk baru untuk PNRI khususnya dan perpustakaan pada umumnya yang jujur saja mulai ditinggalkan masyarakat.

Dengan kesiapan dari SDM maka resiko kegagalan implementasi TI akan dapat ditekan. Faktor ketidakcocokan budaya dan keterbatasan keahlian bahkan seharusnya bisa mulai diatasi dari tahap perencanaan. Peningkatan kemampuan SDM untuk mengoperasikan dan memelihara sistem dilakukan pada tahap perencanaan karena diharapkan bisa terjadi interaksi langsung antar pengguna dan pengembang. Sisi positif lainnya adalah pada tahap alih kelola nantinya diharapkan tidak lagi sulit tercipta budaya kerja yang baru bagi semua personal yang terlibat. Kecepatan perubahan TI dan aplikasinya pada sistem dan proses internal suatu organisasi akan menjadi terhambat jika SDM tidak memiliki keterampilan yang cukup untuk mengoperasikan teknologi dan sistemnya.

Maka disini penulis sangat menyarankan agar pada tahap awal persiapan implementasi Teknologi Informasi segera dimulai dengan membenahi SDM terlebih dahulu. Usaha-usaha untuk menumbuhkan perasaan butuh dan suka di dalam para pemimpin, pustakawan, dan lain-lain di lingkungan internal PNRI harus dijalankan. Karena kita semua tahu bahwa pekerjaan berkaitan langsung dengan manusia adalah pekerjaan yang membutuhkan waktu yang tidak singkat, akan tetapi hampir dapat dipastikan jika sudah berhasil maka implementasi TI akan jauh lebih mudah dan sukses. Untuk itu SDM di PNRI harus diberi metode pengenalan dan pembelajaran secara tepat dalam formulasi yang sejalan dengan tahapan implementasi sistem TI tersebut.

Langkah Mudah dan Sederhana dalam Pembentukan SDM dengan TI

Menciptakan, memelihara dan memutakhirkan kemampuan SDM tidak selalu harus mahal, rumit dan sampai mengorbankan banyak waktu kerja, misalnya karena harus selalu berbentuk pelatihan, konferensi, seminar dan semisalnya. PNRI dapat melakukan banyak hal untuk dapat meningkatkan kemampuan SDM-nya dengan memanfaatkan fasilitas TI yang murah, sederhana, bahkan kemungkinan besar sebetulnya sudah dimiliki oleh PNRI.

Yang pertama tentu saja mengoptimalkan Internet. Pengetahuan tentang berbagai hal dapat dibangun dengan cara menjelajah berjuta-juta website, menonton video tutorial, dan lain sebagainya yang ada di Internet. Mailing list serta forum fasilitas diskusi di Internet dapat kita ikuti sesuai dengan kesukaan dan kebutuhan kita masing-masing. Bahkan semua fasilitas Internet yang sangat banyak itu dapat dengan mudah dipilah dengan adanya fasilitas mesin pencari.

Internet dapat dianggap sebagai sumber informasi yang sangat besar. Bidang apa pun yang diminati, bisa dipastikan tersedia informasinya di Internet. Para pegawai dapat mengakses secara online dari berbagai tempat untuk mendapatkan sumber primer tentang berbagai info perkembangan dunia dan teknologi dalam hitungan detik.

Walaupun harus diakui di awal akan terjadi kesulitan dan kebingungan serta kemungkinan disertai penggunaan yang kurang tepat dari Internet, tapi lama kelamaan apabila diberi tuntunan dan aturan yang tegas para pegawai akan dapat terbiasa menggunakan Internet secara tepat dan bijak. Cara yang perlu dicoba adalah mengkondisikan agar seluruh pegawai mau tidak mau harus menggunakan Internet, seperti memberikan pengumuman dan koordinasi berkaitan dengan organisasi melalui email atau website, dan lain sebagainya. Para pustakawan di PNRI dapat diberi fasilitas akses ke internet dan mencoba sendiri satu-persatu fiturnya, seperti voice chat, video conference, VOIP dan lain-lain sehingga mereka dapat merasakan manfaat secara langsung untuk kegiatan pribadinya. Jika hal ini terealisasi dan berjalan lancar, maka dapat dipastikan kendala antipati terhadap TI sudah bukan masalah lagi.

Selain itu untuk keperluan pembelajaran bisa menggunakan media e-Learning yang bisa diimplementasikan dengan resource yang sangat sederhana bahkan semuanya bisa dikatakan sudah tersedia di PNRI, adapun komponen-komponen yang membentuk e-Learning adalah:

1. Infrastruktur e-Learning: Infrastruktur e-Learning dapat berupa Personal Computer (PC), jaringan komputer, intranet, Internet dan perlengkapan multimedia. Termasuk didalamnya peralatan teleconference apabila diharapkan ingin menghadirkan layanan synchronous learning melalui teleconference.

2. Sistem dan Aplikasi e-Learning: Sistem perangkat lunak yang mem-virtualisasi proses belajar mengajar konvensional. Bagaimana manajemen kelas, pembuatan materi atau konten, forum diskusi, sistem penilaian, sistem ujian online dan segala fitur yang berhubungan dengan manajemen proses belajar mengajar. Sistem perangkat lunak tersebut sering disebut dengan Learning Management System (LMS). LMS banyak yang open source sehingga dapat diterapkan dengan cepat, murah dan sangat fleksibel, beberapa diantaranya adalah Moodle, Atutor, Claroline, dan lain-lain.

3. Konten e-Learning: Konten dan bahan ajar yang ada pada e-Learning system (Learning Management System). Konten dan bahan ajar ini bisa dalam bentuk Multimedia-based Content (konten berbentuk multimedia interaktif) atau Text-based Content (konten berbentuk teks seperti pada buku pelajaran biasa). Biasa disimpan dalam Learning Management System (LMS) sehingga dapat dijalankan oleh siapapun, kapanpun dan dimanapun. Saat ini berbagai macam materi bisa didapat dari berbagai tempat, yang paling mudah tentunya adalah dengan mengunduh (download) dari Internet, seperti materi-materi IlmuKomputer.com yang bisa diperoleh secara gratis.

Setelah proses pembelajaran secara konvensional ataupun menggunakan e-Learning berjalan, maka selanjutnya metode yang sangat besar manfaatnya jika dapat dikembangkan adalah sistem belajar terpadu dan pengelolaan pengetahuan di lingkungan PNRI melalui Knowledge Management (KM). Pengetahuan, atau informasi yang sudah diolah, merupakan alat yang dapat membantu organisasi dalam mengambil keputusan untuk menjalankan kegiatan operasionalnya. Pengetahuan ini bisa dikendalikan. Untuk itu, organisasi perlu mencari, menciptakan, dan mempertahankan SDM yang memiliki ataupun yang dapat membuka akses untuk memperoleh informasi tepat yang diperlukan. Jika informasi sudah diperoleh, organisasi perlu mengelolanya sedemikian rupa sehingga dapat digunakan bersama oleh orang-orang yang tepat agar hasilnya juga optimal.

Tentunya dipilih praktik-praktik Knowledge Management yang sederhana agar mudah digunakan oleh berbagai tingkatan pengguna. Misalnya membiasakan para pegawai untuk mengatur dan merapikan bermacam berkas yang sudah diunduh dari berbagai situs, membuat kategori yang baik, dan memasukkan ke file sharing dalam jaringan lokal agar dapat dimanfaatkan bersama-sama. Praktik lainnya adalah membiasakan seluruh pegawai PNRI untuk menulis segala pengalaman, informasi penting, atau pengetahuan di dalam wiki internal yang dapat menggunakan bermacam-macam aplikasi wiki gratis yang termasuk FOSS, seperti TikiWiki, DokuWiki, MediaWiki[, dan lain-lain. Atau membiasakan kepada para pegawai untuk menulis dan berbagi ilmu melalui media blog yang saat ini sedang populer.

Masalah berbagai pengetahuan dalam suatu organisasi saat ini menjadi suatu isu penting baik di bidang bisnis maupun non-bisnis, karena bisa dikatakan semua kegiatan manusia sesungguhnya adalah kegiatan berorganisasi. Tidak ada kegiatan yang akan berjalan lancar, jika tidak ada pengorganisasian yang baik, dan tidak ada manfaat atau keuntungan yang bisa diperoleh, jika sebuah organisasi tidak berjalan dengan baik. Dan setiap organisasi memiliki anggota, dimana masing-masing anggota bekerja berdasarkan pengetahuannya, maka mengelola pengetahuan akhirnya adalah mengelola anggota-anggota itu artinya mengelola manusia juga adanya.